企業(yè)選擇好參加某個(gè)展會(huì)后，就要與助力展覽展會(huì)主辦單位取得聯(lián)系，填寫企業(yè)相關(guān)的的報(bào)展信息。報(bào)展信息大致有以下內(nèi)容，包括展會(huì)介紹資料、參展申請(qǐng)表格、參展費(fèi)用、有關(guān)服務(wù)、展館展位圖、參展人員手冊(cè)等。填好參展表格、返回給大會(huì)主辦者、等待審核通過。同時(shí)，這個(gè)時(shí)候企業(yè)還要做的包括核實(shí)展會(huì)主辦方信息的真?zhèn)?，以免遇?ldquo;騙展”而上當(dāng)受騙。

 

　　展會(huì)策劃

 

　　在審核通過以后，企業(yè)就可以開始著手展會(huì)的準(zhǔn)備工作。參展商要做好充分的市場(chǎng)調(diào)研，收集各種資料，并對(duì)資料歸類整理。通過這些資料來(lái)制定全方位的展會(huì)策劃方案，如：展品選擇、費(fèi)用預(yù)算和參展人員培訓(xùn)。其中參展費(fèi)用的預(yù)算一定要考慮充分。參展費(fèi)用大致包括：展位租金、展臺(tái)設(shè)計(jì)搭建、交通費(fèi)、參展人員食宿費(fèi)、設(shè)備租賃費(fèi)、宣傳費(fèi)、資料費(fèi)、會(huì)議室租賃費(fèi)等幾部分。預(yù)算如果充足，還可以留出一部分資金做應(yīng)急資金，應(yīng)對(duì)計(jì)劃外的費(fèi)用支出。

 

　　展臺(tái)設(shè)計(jì)

 

　　參展商要提前和展會(huì)主辦方確定展臺(tái)的位置，根據(jù)展位的選擇建議越早的選擇適合自己的展臺(tái)。標(biāo)準(zhǔn)展臺(tái)規(guī)格通常都是9平方米（3m×3m），并提供一些展示必需的基本設(shè)施。包括：三面展墻，二個(gè)射燈，一張展桌，兩把椅子，一個(gè)三項(xiàng)電源插座。那些特殊的位置，展臺(tái)搭建和布局是不一樣的。參展商要根據(jù)自己展臺(tái)的類型（“島型”、“雙開口”、“道邊型”、“半島型”）進(jìn)行設(shè)計(jì)。如果參展商不擅長(zhǎng)展臺(tái)設(shè)計(jì)和展臺(tái)搭建，可以和一些專業(yè)的展覽公司合作，由他們根據(jù)展臺(tái)的類型來(lái)為參展商量身打造自己獨(dú)特的展臺(tái)。

　　前期宣傳

 

　　利用網(wǎng)絡(luò)和媒體來(lái)發(fā)布一些宣傳廣告來(lái)擴(kuò)大企業(yè)的影響力。展會(huì)的硬件條件已經(jīng)準(zhǔn)備妥當(dāng)，參展商就要開始對(duì)參展人員進(jìn)行培訓(xùn)。貫徹整個(gè)展會(huì)的策略，培訓(xùn)參展人員的專業(yè)技能，對(duì)展品信息的掌握、演示和服務(wù)。

 

　　展會(huì)期間

 

　　參展人員要用發(fā)放產(chǎn)品宣傳資料、產(chǎn)品現(xiàn)場(chǎng)演示和分發(fā)免費(fèi)小禮品等各種手段吸引參觀者的目光，來(lái)擴(kuò)大企業(yè)的知名度。如果展會(huì)主辦方提供的展覽設(shè)備不夠用，參展商可以聯(lián)系一些展覽公司來(lái)租賃一些展覽設(shè)備或者提供其他服務(wù)。展會(huì)舉辦期間，參展商要注意可能出現(xiàn)的安全問題，保障參展人員的人身安全和財(cái)物。

 

　　展會(huì)后續(xù)

 

　　展會(huì)閉幕后，企業(yè)就要和展會(huì)中積累的客戶和能成為潛在客戶的人群聯(lián)系或者拜訪來(lái)推廣企業(yè)。并對(duì)本次的展會(huì)進(jìn)行總計(jì)，分析展會(huì)中的收益與不足。

 

　　會(huì)展突發(fā)事件

 

　　會(huì)議或展覽在現(xiàn)場(chǎng)可能會(huì)發(fā)生意想不到的突然事件，這是最能考驗(yàn)組織者素質(zhì)的時(shí)刻。在事前，組織者最好能列出可能發(fā)生的緊急事件，按事先設(shè)定的措施加以處理，以防措手不及。

 

　　每一個(gè)與會(huì)者都應(yīng)該知道遇到火災(zāi)時(shí)的應(yīng)對(duì)措施，濃煙和驚慌往往會(huì)比大火本身造成更多的傷亡。展會(huì)組織者有責(zé)任告知客人逃生步驟以及緊急逃生出口，向與會(huì)者充分提供預(yù)防火災(zāi)方面的資料。很多主辦單位印制了防火手冊(cè)，放在資料袋中一起提供給與會(huì)者。

 

　　進(jìn)行場(chǎng)地檢查時(shí)，要重點(diǎn)檢查安全設(shè)施的配備和完好情況，如是否有自動(dòng)滅火系統(tǒng)、滅火設(shè)備是否完好有效、安全出口是否暢通等。這些檢查不是多余的，組織者決不應(yīng)抱有僥幸心理，防患于未然總好過亡羊補(bǔ)牢。